Aanpak
- Condities creëren: voorbereiden effectieve inzet van de Verandermonitor;
- Wetenschap: invullen van de vragenlijst die bruikbare informatie oplevert;
- Kunst: waardevolle gesprekken voeren over wat echt belangrijk is voor de verandering;
- Integratie: actieplannen verbinden met bestaande processen zodat borging plaatsvindt.
Het bepalen van de aanpak gebeurt in nauw overleg met de opdrachtgever. U kiest dan ook of u met de Verandermonitor wilt werken of dat een variant als de Innovatie Monitor of de Cultuur Monitor passender is. Tevens bespreken we hoe u stap 3 wilt invullen. Dat kan bv. met een werkconferentie. Iedereen komt dan bij elkaar om conclusies te formuleren en verbeteracties te ontwikkelen. Zo'n werkvorm genereert veel enthousiasme en betrokkenheid. Bovendien is communicatie geen vraagstuk, omdat iedereen aanwezig is.
Kennismaking met de interventie kan middels een korte workshop over monitoren van veranderprocessen. Tijdens de workshop is er ook gelegenheid om de Preview versie van de Verandermonitor in te vullen en direct de uitkomsten te bespreken. Neemt u contact op als u hiervoor een afspraak wilt maken.
Een mogelijke invulling van de stappen staat hieronder. Er zijn vele andere mogelijkheden. Een gecertificeerde senior adviseur begeleidt het werken met de Verandermonitor. Klanten kunnen direct of indirect gebruik maken van de kennis en ervaring van het internationale Verandermonitor netwerk. Dat netwerk ontwikkelt voordurend nieuwe inzichten en zorgt ervoor dat gecertificeerde senior adviseurs een state-of-the-art werkwijze volgen.
1. Condities creëren: voorbereiden effectief gebruik van de Verandermonitor
In deze stap vindt afstemming plaats met betrokkenen over het doel van de Verandermonitor en de werkwijze. Dit gebeurt door gesprekken met de opdrachtgever en vervolgens met de leidinggevenden en medewerkers over wat werken met de Verandermonitor inhoudt, welke uitkomsten kunnen worden verwacht en wat mogelijke vervolgacties zijn. Na deze gesprekken besluit het managementteam om te starten. Een monitorgroep van een leidinggevende, twee medewerkers en een lid van de ondernemingsraad werkt een taakverdeling en planning uit. Tevens maakt de monitorgroep de vragenlijst op maat voor de organisatie. Ook zorgt de monitorgroep voor de interne communicatie over de Verandermonitor. Voor deze essentiële eerste stap nemen we zeven weken. Rustig starten zorgt ervoor dat aan alle condities is voldaan om straks de opbrengst van de gesprekken maximaal te kunnen benutten.
2. Wetenschap: invullen van de vragenlijst die bruikbare informatie oplevert
In deze stap krijgen alle betrokkenen gelegenheid om de vragenlijst in te vullen. Gedurende een week zijn er speciale bijeenkomsten waar de medewerkers, de leidinggevenden en het managementteam de vragenlijst kunnen invullen. Naar aanleiding van deze bijeenkomsten komen al gesprekken op gang over de aanpak van de verandering, verwachte uitkomsten en mogelijkheden om knelpunten aan te pakken. De verandering komt tot leven, mensen vinden er wat van en zijn nieuwsgierig naar de geplande bespreking van de uitkomsten. Er is niet gekozen voor de online versie van de vragenlijst, het makkelijker te organiseren alternatief. De speciaal georganiseerde bijeenkomsten waarborgen een hoge respons en onderstrepen het belang dat de directie hecht aan het werken met de Verandermonitor.
3. Kunst: waardevolle gesprekken voeren over wat echt belangrijk is voor de verandering
Deze stap bestaat uit twee delen. Eerst nemen de managers de uitkomsten door en bereiden zij de besprekingen in hun teams voor. Het managementteam en de leidinggevenden bespreken globaal de algemene uitkomsten. Gezien de verschillen in uitkomsten is het relevant om de uitkomsten per team te specificeren. Elk team kan dan zijn eigen uitkomsten bespreken en passende verbeteracties uitwerken. Leidinggevenden bespreken daarvoor hoe ze dat willen doen, wat er nodig is om van de bespreking een succes te maken en welke rol zij zelf vervullen.
Vervolgens bespreken de teams de eigen uitkomsten. Elk team ontvangt daarvoor de gespecificeerde eigen uitkomsten en algemene uitkomsten. Tijdens de eerste bespreking bepalen de teams wat zij de belangrijkste negatieve en positieve uitkomsten vinden. In een tweede bijeenkomst werken de teams eigen oplossingsrichtingen uit. Ten slotte maken de teams de gekozen oplossingen concreet in het eerstvolgende werkoverleg. Leidinggevenden zorgen voor verspreiding van de samenvattingen van de besprekingen onder alle teams.De gecertificeerde senior adviseur beheerst de kunst van de verschillende technieken als open verkennende dialoog en gerichte gespreksvoering over geselecteerde thema’s. De adviseur is eveneens getraind in het vertalen van mooie ideeën naar praktisch uitvoerbare acties. Een belangrijke bijdrage van de adviseur in deze stap is dat die zorgt dat de gesprekken passen in het ritme van de verandering én dat opbrengst maximaal benut wordt voor het vervolg.
4. Integratie: actieplannen verbinden met bestaande processen zodat borging plaatsvindt
Deze stap begint met het realiseren van voorgenomen verbeteringen. De gecertificeerde senior adviseur weet dat plannen maken niet automatisch tot uitvoering leidt. Borging gebeurt via de managementagenda en via de teams. Het managementteam haalt algemene punten uit de samenvattingen die ‘centraal’ aandacht krijgen. Elk team neemt de eigen oplossingen op in het teamplan voor het komende jaar.
Deze stap eindigt met het vaststellen van resultaten. Voor de zomer vindt een tussenevaluatie plaats van de teamplannen en daarbij komt aan de orde in hoeverre oplossingen zijn gerealiseerd. Elk team bepaalt welke resultaten zijn behaald en gaat na welke punten nog aandacht verdienen. Het managementteam gaat na wat het resultaat is van de centrale acties. De monitorgroep beëindigt zijn coördinerende rol door op een tweetal bijeenkomsten de resultaten te communiceren en de opbrengst van het werken met de teamplannen te vieren. Tot slot besluit het managementteam om aan het einde van het jaar opnieuw met de Verandermonitor te werken. Dat gaat input leveren voor de nieuwe teamplannen.
